Manual de la reunión y como diferenciarla de presentación

Si, ya se que el título es un poco largo, pero entre la rima y que es de eso exactamente de lo que quiero hablar, espero que se me perdone.

Tal y como tuiteaba el pasado viernes, salí de una reunión que ha sido el origen de este post. Y es que antes de convocar a nadie hay que pensar varias cosas y en función de la respuesta realizar la convocatoria y planificar el asunto.

Así, lo primero a preguntarse es: ¿tengo que mantener una conversación o lo que necesito es informar de una serie de cuestiones? Si necesito mantener una conversación, entonces el grupo debe ser reducido por razones de eficiencia, eficacia y respeto. Si sólo tengo que informar, entonces el grupo puede ser más amplio. Lo de la eficiencia y la eficacia está claro. Y lo del respeto debería estar también claro, pero por si acaso, sólo diré que en un grupo numeroso habrá muchas personas que no entiendan, ni sepan, ni les importe el tema a discutir.

Así, aunque se trate de organizar a muchos grupos y en total suponga un número importante de personas, es preferible optar por el "divide y vencerás" y hacer pequeñas y productivas reuniones que harán que se tarde menos en conseguir el objetivo principal (organizarse).

Cómo debe ser una reunión

• Debe haber un objetivo claro. Ya que de no ser así, la reunión se podría prolongar cuasi indefinidamente.
• Deben asistir menos de 10 personas (y personalmente me parece que más de 6 ya empieza a ser ineficaz, pero 10 es un buen número).
• Deben tener un orden del día previamente acordado. En aras de la eficacia, para centrarnos en el objetivo de la reunión y no desviarnos demasiado.
• Debe haber un moderador que controle el tiempo y permita que se produzca un debate constructivo.
• También debe haber un secretario que tome nota de lo acontecido y redacte un acta que informe de lo ocurrido y acuerdos o tareas decididas. Por supuesto, el acta debe redactarse inmediatamente después de la reunión y enviarse a los presentes en menos de 24 horas.
• El moderador debe cortar cualquier discusión que no se centre en el objetivo pudiendo incluso decidir que se convoque otra reunión para alcanzar cualquier otro objetivo.
• La duración de una reunión eficaz no debe sobrepasar los 30 minutos, pero con un esfuerzo de los presentes este tiempo se puede prolongar algo (hasta 45 minutos). Si llegado el tiempo máximo no se han tomado las decisiones que motivaron la reunión, será necesario convocar una nueva reunión y dar por concluida la actual.

Y si no es así, estamos en una presentación

Hay ocasiones en las que o bien se convoca a muchas personas, o bien se alargan las reuniones durante horas y horas, o bien se desvía la atención del punto central a otros puntos, que incluso puede ser necesario aclarar primero, pero para los que no se había pensado la reunión. Si se llega a alguno de esos casos, se debe inmediatamente desconvocar la reunión y replantearse los objetivos, porque de no ser así, a lo que nos enfrentamos no es a una reunión, sino a una presentación.

En una presentación los temas a tratar pueden ser diversos y, aunque también hay que planificarlos, no hace falta dar un orden del día detallado, ni hace falta un moderador, ni un secretario, ni hacer un acta. En una presentación puede incluso abrirse un diálogo o un turno de ruegos y preguntas si se quiere obtener un feedback de los asistentes. Una presentación puede ser más larga que una reunión, pero el orador debe tener en cuenta que las personas nos cansamos y puede que nos cueste mantener la atención en determinados momentos, por lo que debe tener herramientas para mantener al público en la presentación durante todo el tiempo necesario (o sea, que nada de tonos monótonos y aburridos o diapositivas demasiado difíciles o parecidas).

O cualquier otra cosa

Si se mezclan coas de reuniones y presentaciones o cosas que ni siquiera deberían pertenecer a ninguna de las dos situaciones, entonces ya ni siquiera es una reunión ni una presentación, puede ser una "reunitación" o "ni si ni no, sino todo lo contrario", o sea, que vaya usted a saber, pero espero que estas situaciones se den cada vez menos en vuestros trabajos, porque son realmente desagradables y dejan una sensación enorme de haber perdido el tiempo (y si se hiciesen las cuentas del dinero que cuesta!!)

¿Y vosotros? ¿Estáis hartos de ir a reuniones que no son reuniones? ¿O estáis encantados de ir a reuniones que son reuniones y presentaciones que son presentaciones? A lo mejor, incluso sois los encargados de organizar este tipo de "eventos".